De definitie: wat is een gesloten kassasysteem?
Een gesloten kassasysteem is een combinatie van twee elementen: kassasoftware die transacties registreert, en een gesloten geldverwerker die het fysieke cashgeld behandelt zonder dat personeel het aanraakt. De geldverwerker, vrijwel altijd een CashDro in Nederland, staat naast de kassa, accepteert biljetten en munten van de klant, controleert die op echtheid, registreert het bedrag in de kassasoftware en geeft automatisch wisselgeld terug uit een interne voorraad.
De term 'gesloten' verwijst naar het feit dat het geld vanaf betaling tot afstorting in een afgesloten, geregistreerd circuit blijft. Het tegenovergestelde, een open kassa, heeft een lade waar personeel direct toegang heeft tot al het cashgeld.
Hoe werkt een gesloten kassasysteem in de praktijk?
Een typische klanttransactie bij een restaurant met gesloten kassasysteem ziet er zo uit:
- Server bestelt drankjes en eten in de kassasoftware op tafel, bedrag €47,50
- Klant vraagt om de rekening en kiest contant betalen
- Server drukt op 'Cash' in de kassasoftware, bedrag wordt naar CashDro gestuurd
- Klant loopt naar CashDro of server pakt mobiel apparaat met dezelfde functionaliteit
- Klant deponeert biljetten (bijv. €50) via biljetacceptor en eventuele munten via muntsleuf
- CashDro controleert echtheid via UV-, magnetische en infraroodsensoren
- Wisselgeld (€2,50) komt automatisch terug via wisselgeldlade
- Transactie wordt direct geregistreerd in kassasoftware en boekhouding
- Geld blijft in de afgesloten kluis tot geplande afstorting (bijv. wekelijks)
Onderdelen van een gesloten kassasysteem
Een compleet gesloten kassasysteem bestaat uit vijf hoofdcomponenten:
- Kassasoftware (POS): Lightspeed, Untill, registreert transacties en koppelt aan boekhouding
- Touchscreen: Partner-Tech 15 of 18 inch, primair bedieningspunt voor personeel
- Geldverwerker: CashDro 4+, 5, 7 of S, accepteert, controleert en bewaart het cashgeld
- Pinautomaat: CCV, Worldline, Adyen of Buckaroo, geïntegreerd met kassasoftware
- Randapparatuur: bonprinter, klantendisplay, barcodescanner
Waarom is een gesloten kassasysteem in Nederland zo populair geworden?
De afgelopen vijf jaar is het gesloten kassasysteem mainstream geworden in de Nederlandse horeca en retail. Drie maatschappelijke ontwikkelingen versnellen die overstap:
Ten eerste: stijgende personeelskosten. Het minimumloon stijgt jaarlijks en elke minuut die personeel aan kastellen besteedt is duurder geworden. Een gesloten kassasysteem bespaart 20–40 minuten per dag aan handelingen.
Ten tweede: toenemend overvalrisico, vooral in supermarkten en avondzaken. Verzekeraars geven aantoonbaar premiekorting (tot 15%) als u een gesloten kassasysteem heeft.
Ten derde: strengere eisen vanuit accountants en de Belastingdienst op aansluitende kasboeken. Een open kassa met €60 verschil per maand veroorzaakt jaarlijks vragen, een gesloten kassasysteem sluit altijd 1-op-1 aan.
Wanneer is een gesloten kassasysteem rendabel?
Vuistregel: vanaf 30 contante transacties per dag of €1.000 contante dagomzet verdient een gesloten kassasysteem zichzelf binnen 18–24 maanden terug. De besparingen komen uit: eliminatie van kasverschillen (€40–€100 p/m), bespaarde personeelstijd (€150–€200 p/m), wegvallen van sealbagkosten (€40 p/m) en lagere verzekeringspremies (€20–€30 p/m).
Voor zaken met minder dan 30 contante transacties per dag is een kleiner model (CashDro 4+) of een eenvoudiger cashloos systeem vaak verstandiger. Onze adviseur rekent uw specifieke situatie kosteloos door.